pro Doppik

Module

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Rechnungswesen

Das Rechnungswesen von proDoppik baut auf den Elementen des „Drei Säulen-Modells“ Ergebnisrechnung, Finanzrechnung und Bilanz auf. Dies setzen unsere Kunden seit 2005 in die Praxis um.

Kern des Rechnungswesens sind die Geschäfts- und Finanzbuchhaltung.

Die Geschäftsbuchhaltung erfüllt alle Anforderungen an eine dezentrale Ressourcenverantwortung. Egal ob zentral oder dezentral – hier erfassen Sie alle Rechnungen von der einfachen Telefonrechnung bis hin zur Abwicklung von Baumaßnahmen und deren Folgerechnungen.

Natürlich ist die Bewirtschaftung von Investitionen jederzeit auswertbar und versetzt Sie in die Lage, permanent Auskünfte zum Stand von Planung und Bewirtschaftung zu erhalten. Die Geschäftsbuchhaltung ist die Basis für ein Controlling und differenziertes Reporting.

In der Finanzbuchhaltung werden die zuvor erfassten Rechnungen schnell und sicher kassenseitig abgewickelt. Alle gängigen SEPA-Lastschriftverfahren und das SEPA-Überweisungsverfahren werden unterstützt.

Am Anfang steht immer ein Plan. Auch diesen erstellen Sie in proDoppik unkompliziert und effektiv. Neben der klassischen Planung der einzelnen Bewirtschaftungseinheiten, bietet proDoppik ein komplexes System zur Planung von Investitionen. Die meist werthaltigen Auszahlungen werden hier besonders im Ablauf der Planung berücksichtigt. Dies gibt Ihnen die Chance, jederzeit einen genauen Überblick über den Stand Ihrer Investitionen im Zusam- menhang mit der Geschäftsbuchhaltung zu erlangen.

Alle Dokumente und Bestandteile des Haushaltsplanes werden per Mausklick gedruckt. Die gesetzlichen Muster Ihres Bundeslandes befinden sich bereits im Programm. Ebenso enthält proDoppik die Produkte und Konten je Bundesland. Sie passen diese lediglich an Ihre örtlichen Bedürfnisse an.

Sie können auch die Möglichkeit der Prognose- und Trendberechnung nutzen. Ausgehend von z.B. Ist-Werten im Rahmen der Bewirtschaftung können Sie Prognosen für das Jahresende oder einen spezifischen anderen Zeitraum oder Monat erstellen. Der Jahresabschluss ist mit proDoppik kein Problem.

Wir garantieren die jahresübergreifende fließende Abwicklung aller Vorgänge in Ihrer Verwaltung. Die Überleitung aller relevanten Daten erfolgt automatisch und ist zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar. Auch unter Berücksichtigung Ihrer Beteiligungen ist der Jahresabschluss mit proDoppik realisierbar. Mit nur wenig „Handarbeit“ erstellen Sie einen Gesamtabschluss, egal ob alle abzuschließenden Mandanten in einer Software buchen oder in unterschiedlichen Verfahren geführt werden.

Sollten die Gesetzgeber ihres Bundeslandes die Möglichkeit der Kameralistik zulassen, bietet proDoppik auch ein erprobtes kamerales Rechnungswesen. Mit der neuen proDoppik Auskunfts- APP können Sie sich jederzeit auch mobil über die aktuelle Finanzlage Ihrer Verwaltung informieren.

Zusatzmodul H&H-Budget

Dieses Zusatzmodul erlaubt, einen budgetorientierten Haushalt zu planen, zu bewirtschaften und Rechnung zu legen.

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Anlagenbuchhaltung

Die proDoppik Anlagenbuchhaltung ist Teil der Komplettlösung des Finanzwesens für die öffentliche Verwaltung.

Sie fungiert als Nebenbuch zum doppischen Rechnungswesen und ist mit ihren Werten Bestandteil der Bilanz. Sie ist angebunden an das Rechnungswesen und fragt bei jeder Buchung auf inventarisierungspflichtigen Konten die erforderlichen Daten für das Nebenbuch ab.

In der Anlagenbuchhaltung werden die Daten weiterverarbeitet und die erforderlichen Anlagennachweise erstellt. Jede Buchung wird detailliert über eine Inventarhistorie nachgewiesen. Diese Daten, wie z.B. Abschreibungsbuchungen, Aktivierungen von Anlagen im Bau, Abgangsbuchungen etc., werden dann wiederum an das proDoppik Rechnungswesen zurückgegeben.

Anlagennachweise für die Kostenrechnung können separat berechnet und an das Modul übergeben werden. Für die Gebührenkalkulation können diese auch auf der Basis von Wiederbeschaffungszeitwerten berechnet werden. Wir stellen Ihnen hierzu die Preisindizes vom Statistischen Bundesamt im Programm zur Verfügung.

Mit unterschiedlichen Verzinsungsmethoden (Mittlere Kapitalverzinsung, Differenzverfahren etc.) können Sie die erforderlichen kalkulatorischen Zinsen ermitteln. Sie haben die Möglichkeit, die Bauleitzinsen bei Anlagen im Bau auf die Anschaffungs- und Herstellungskosten hinzu zu rechnen bzw. zu buchen.

Darüber hinaus können Sie Anlagennachweise für die Steuerbilanz erstellen. Die Hinterlegung von eigenen Nutzungsdauern gemäß Abschreibungstabelle des Finanzamtes und ggfs. anderer Anschaffungskosten ist hier möglich. Die Erstellung der Anlagenspiegel erfolgt dabei über die besondere Kennzeichnung der Betriebe gewerblicher Art.

Weiterhin können Sie für die Ergebnisplanung die Abschreibungen in der Vorschau berechnen und maschinell in die Planung übernehmen.
Zu diesen Möglichkeiten der Berechnung und Buchung von Anlagennachweisen gehören natürlich umfangreiche Auskunfts- und Berichtsfunktionen, wie Anlagenspiegel, Einzel- und Jahresanlagennachweise, Bestandsnachweise nach unterschiedlichsten Kriterien, wie Standort, Produkt o.ä.

Falls Sie kein komfortables Liegenschaftsprogramm nutzen, können Sie die Flurstücke mit Flächen und Teilflächenangaben, Nutzungsart und qm-Preis in den speziellen Stammdaten pflegen und mit dem Inventar verbinden. Für den Nachweis von Teilungen, Zusammenlegungen oder Abgängen steht Ihnen eine Historie zu Verfügung.
Wir stellen Ihnen umfangreiche Schnittstellen zur Verfügung, um bereits vorliegende Daten in das System zu integrieren für: Inventardaten, Flurstücksdaten, Standorte, Kanaldaten u.v.m.

Über unsere Inventurfunktion können Sie revisionssichere Inventuren mit und ohne Barcodescanner durchführen und dokumentieren. Im System werden bei der Buchung von Inventuren automatisch Abgangsbuchungen und Umbuchungen erstellt. Diese können nach der Verbuchung an das doppische Rechnungswesen übergeben werden.

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Kredite & Ausleihungen

Die proDoppik Vermögensverwaltung ist Teil der Komplettlösung des proDoppik Finanzwesens für die öffentliche Verwaltung. Ein wichtiger Bestandteil ist die Verwaltung der Kredite und Ausleihungen.

Mit dem Modul proDoppik Kredite und Ausleihungen können Kredit- bzw. Ausleihungsverträge erfasst werden.

Zu den allgemeinen Vertragsangaben erfolgt eine Berechnung des vollständigen Zins- und Tilgungsplanes. Über die Einstellung im Verzinsungsverfahren können im Zins-/Tilgungsplan auch spezielle Regelungen zur Feiertagsberechnung, z.B. der KfW, berücksichtigt werden.

Wir stellen Ihnen eine maschinelle Abzinsung gemäß dem marktüblichen Zinssatz von niedrig oder gar nicht verzinsten Ausleihungen in der Doppik zur Verfügung. Im Jahr der Ausgabe der Ausleihung werden dann außerplanmäßige Abschreibungen errechnet, die in den kommenden Jahren wieder zugeschrieben werden.

Die mit dem Zins-/Tilgungsplan erzeugten Sollbuchungen sowie die Buchungen für die Abzinsung können zur Weiterbearbeitung an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil ist die Bereitstellung von Planwerten für die Haushaltplanung. Diese können über Funktionen im Bereich des proDoppik Rechnungswesens übernommen werden.

Alle gesetzlich vorgeschriebenen Auswertungen, wie z.B. Schuldenstatistik, Verbindlichkeitsübersicht, Anlagenspiegel, enthalten die Werte aus dem Modul.

Außerdem stehen u.a. folgende Auskünfte und Dokumentationen zur Verfügung: Planung Umschuldungen, Stichtags-, Einzelbuchungs- und OP-Listen, Kredite nach Restlaufzeiten, Entwicklung Schuldenstand und Schuldendienst für mehrere Jahre im Überblick.

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Kosten- & Leistungsrechnung

Die proDoppik Kosten- und Leistungsrechnung ist Teil der Komplettlösung des proDoppik Finanzwesens für die öffentliche Verwaltung.

Das Programm unterstützt Sie in der „klassischen“ Kosten- und Leistungsrechnung, aber auch bei der Erstellung des Produkthaushaltes.

Im Bereich des Controllings präsentiert proDoppik KLR führungsrelevante Daten zur Planung, Analyse und operativen Führung unter den Gesichtspunkten der Leistungen der Verwaltung. Das Controlling wird in Form von Produkten, Kostenstellen und Kennziffern aufgebaut, dessen Werte in einzelnen, frei definierbaren Perioden ihre Ausprägung finden. Eine frei bestimmbare Hierarchie gewährleistet die Aggregation der Werte auf Kostenstellen, Kennziffern, Perioden, Produkten und Summenstufen.

Mit der Plankostenrechnung haben Sie die Möglichkeit über verschiedene Basiswerte Planwerte auf Ebene der Produkte oder Kostenstellen zu berechnen. Eine manuelle Bearbeitung erlaubt eine Feinanpassung der Planwerte. Diese KLR-Planwerte können dann direkt zur Planung der Produktkonten herangezogen werden.

Ein Kernpunkt des Verfahrens ist die Definition von Produkten und Leistungen der Verwaltung. Produkte werden beschrieben durch ihre Auftragsgrundlage, den Zielen und Zielgruppen sowie den Kennziffern (Kosten, Erlöse, Leistungen und Ressourcen, Leistungskennzahlen). Die Produkte werden in Form von Produktblättern dokumentiert. Sie stellen die Basis für den Produkthaushalt dar. Die Produktverwaltung sichert Ihnen die freie Definition von Produkten nach Ihren Konzeptionen, die Dokumentation des Produktsystems und die flexible Anpassung und Änderung Ihres Produktkonzeptes.

Basis für die Arbeit mit Produkten sind die verschiedensten Kennziffern. Sie können als absolute Werte, Durchschnittswerte, Summenwerte und Rechenergebnisse definiert werden.

Das Verfahren ist der Sammelpunkt von Daten verschiedenster Herkunft. Die Schaffung von Schnittstellen zu anderen Verfahren ist Voraussetzung für einen effektiven Einsatz der proDoppik Kosten- und Leistungsrechnung. Es wurde eine Standardschnittstelle für die Übernahme von Daten aus anderen DV-Verfahren implementiert, die der Anwender selbst definieren kann.

Zusatzmodul Controlling

Mit proDoppik Controlling, dem Berichts- und Auskunftsteil der proDoppik Kosten- und Leistungsrechnung, können Sie jederzeit die notwendigen Informationen zu allen im System gespeicherten Daten abfragen. Sie können dabei zwischen Übersichten und detaillierten Auskünften wählen. Die Herkunft der Daten können Sie jederzeit nachvollziehen, so dass auch im Controlling die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung durchgesetzt sind.

Über Berichtsdefinitionen können Sie Standardberichte definieren, die ständig aktualisiert und vorgehalten werden. Sie können aber auch jederzeit Ad-hoc-Berichte erstellen und/oder diese modifizieren.

Jeden Bericht können Sie individuell anpassen und in verschiedenen Darstellungsformen speichern. Die Zusammenfassung von Berichten zu Berichtskomplexen gestattet Ihnen die Erstellung umfangreicher Auswertungen zu einem Thema per Knopfdruck.

Mit dem Führungsmodus, der die verschiedensten Hierarchien abbildet und Sie somit von hochverdichteten Werten ins Detail gehen können, und der Auskunft zu einem Kostenkonto erhalten Sie detaillierte Auskünfte zu einem Produkt oder einer Kostenstelle. Neben der Übersicht zu den Kennziffern können Sie an dieser Stelle auch über Buchungen die Herkunft der Werte und ihre konkrete Bestimmung feststellen.

Ein Drill-Down erlaubt die Strukturen bzw. Hierarchien in ihrer Tiefe zu verfolgen, um hiermit den Grund für Abweichungen zu erforschen. Mit einem Drill-Through können Sie in die detaillierten Daten wechseln.

Mit der Prognose können Sie die Entwicklung der Kosten gegenüber dem Budget einschätzen und diese im Controllingsystem auswerten.

Über Kostenstellen, Produkte oder Eingriffswerte (Ampelwerte) definieren Sie ein Warnsystem, das rechtzeitig ein Erreichen bzw. Überschreiten von frei bestimmbaren Grenzwerten meldet.

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A-IST

Dieses Zusatzmodul erlaubt Ihnen die elektronische Übernahme der Bankkontoauszüge, deren automatisierte Kontierung nach unterschiedlichsten Ordnungsmerkmalen sowie die manuelle Zuordnung an Hand der Kontoauszüge.

A-IST unterstützt unterschiedliche Bankverfahren (z.B. SFirm32, MultiCash) und Kontoauszugsformate (z.B. MT940, camt.053). Durch unser Modul EBICS können Sie auch direkt die Kontoauszüge bei Ihrer Bank abrufen und in A-IST einlesen.

Durch effiziente, parametrisierbare reguläre Ausdrücke, Synonymwörterbücher und verfahrensabgestimmte Verbindungen kann bei der automatisierten Kontierung eine hohe Trefferquote erreicht werden. Sowohl die automatische als auch die manuelle Zuordnung kann erfolgen auf:

  • Offene Posten über
    • Personenkonten
    • Bescheidkreise
    • Aktenzeichen, Betreff, Anordnungsnummer
    • Mahnstapel
    • Vollstreckungsstapel
    • Stundung
  • Sachkonten bzw. Produktkonten
  • Verwahr-/Vorschuss-Konten
  • Schwebeposten
  • Buchhaltungskreise

Bei der Bearbeitung der Kontoauszugszeilen können Sie zahlungsbezogene Anschreiben an die Personen erstellen. Nutzen Sie den Belegdruck, die Wiedervorlage oder die Notizen um Informationen abzufordern oder zu vorgangsbezogen zu speichern.

Durch die ganzheitliche Abarbeitung der Kontoauszüge werden Erfassungsfehler minimiert.

Die Bankkontoauszüge stehen verfahrensintern jederzeit zur Online-Auskunft zur Verfügung. Somit erhalten Sie schnell alle zahlungsrelevanten Informationen bei Rückfragen von Kunden.

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Workflow

proDoppik AO-Workflow ermöglicht die vollständige Umstellung des beleghaften in ein belegloses Anordnungswesen. Grundvoraussetzung für die beleglose Abarbeitung von Anordnungen ist die revisionssichere Ablage der elektronischen Belege in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Des Weiteren werden im Workflow die Zeichnung der sachlichen/rechnerischen bzw. der Anordnungsunterschrift mittels einer digitalen Signatur vollzogen. Neben der einfachen Signatur werden die fortgeschrittene und die qualifizierte Signatur (auch Massensignatur) unterstützt.

Die Steuerung des Workflow erfolgt auf der Grundlage der vorhandenen Rechtestruktur im Verfahren. Die anordnungsbegleitenden Belege (Rechnungen usw.) können über den proDoppik ScanServer oder aus dem proDoppik Rechnungseingangsbuch zugeordnet werden. Auch das importieren von digitalen Dokumenten aus Ihrem Dateisystem ist möglich.

Durch den Einsatz des elektronischen Anordnungs-Workflows werden die Belegwege und die Bearbeitungszeit innerhalb der Verwaltung erheblich verkürzt. Auch die angeschlossenen Außenstellen der Verwaltung sind in den Workflowprozess voll integriert. Dabei ist für die Mitarbeiter jederzeit der Status einer Anordnung ersichtlich.

Zusatzmodul Postmanagement

Mit dem proDoppik Postmanagement erhalten Sie die Möglichkeit, mit digitalen Ein- und Ausgangsrechnungen zu arbeiten. Dafür werden die digitalen Rechnungen in verschiedene Postbücher eingelesen oder mittels Zusatzkomponenten stapelweise gescannt und importiert. Der Zugriff auf die verschiedenen Postbücher ist je Nutzer und/oder Nutzergruppe separat mit verschiedenen Rechten steuerbar.

Von der Erfassung und Vorkontierung über die sachlich/rechnerische Richtigzeichnung bis hin zur Freigabe der Rechnung zur Anordnung in der Geschäftsbuchhaltung erfolgt beim Abarbeiten der Rechnungen eine vollständige elektronische Unterstützung.

Bei Einsatz der optionalen OCR-Erkennung wird zudem die Erfassungsarbeit erleichtert, da Stammdaten der Rechnung automatisch erkannt und mit Hilfe der in proDoppik hinterlegten Daten evaluiert werden.

Bei der Verwendung der elektronischen Rechnungsbücher in proDoppik werden die Bearbeitungszeiten unter anderem durch den „Wegfall von Liegezeiten“ merklich verkürzt und der gesamte Bearbeitungsvorgang zudem transparenter. Der aktuelle Status und Verbleib einer jeden Rechnung ist jederzeit über entsprechende Statusanzeigen nachvollziehbar.

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Barkasse

Die proDoppik Barkasse ist die ideale Lösung für Bürgerbüros und alle Zahlstellen der Behörde.

Ordnen Sie die Dienstleistungen Ihrer Behörde einem Produktkonto bzw. einer Haushaltsstelle zu. Sie erfassen alle Zahlungsvorgänge in einem einfach zu bedienenden Buchungsfenster. Sie können Zahlungen in bar, per EC-, Geldkarte oder Scheck annehmen. Über die proDoppik Barkasse können Sie Einnahmen und Ausgaben buchen.

Für die Dienstleistungen der Behörde ist die Aufteilung einer Leistung in mehrere Einzelpositionen möglich. Die Zuordnung der Einzelposition erfolgt zu einem Produktkonto bzw. einer Haushaltsstelle. KLR-Zuordnungen werden berücksichtigt. Bei Einzelpositionen wird die Gesamtgebühr für die Leistung automatisch berechnet.

Auf einen Blick:

  • Keine manuelle Führung des Kassenbuches
  • Kein manuelles Ausfüllen von Quittungen
  • Voll integriert in die Buchhaltung der Verwaltung

Zugriff auf alle offenen Posten bei Personen wie z. B. Grundsteuer oder Ausgangsrechnung/ Annahmeanordnung und Produktkonten/Haushaltsstellen. Unterschiedliche Zahlweisen wie „bar“, „Karte“, „Scheck“ oder „Kassenautomat“ sind möglich.

Bei den einzelnen Barkassen können Sie spezielle Quittungsvorlagen und Quittungsdrucker festlegen. Die Kontrolle von Mindest- und Maximalbeständen erfolgt automatisch. Weiterhin können die aktuellen Bestände angezeigt werden. Leistungen und Zahlweisen können Sie den einzelnen Barkassen separat zuordnen.

Mehrere Barkassen können Sie zu Kassenkreisen zusammenfassen.

Das Buchungsfenster kann vollständig ohne Maus bedient werden. Die Leistungen wählen Sie über eine Tabelle oder die Symbolleiste aus. Die Symbolleiste kann sich jeder Nutzer individuell zusammenstellen. In der Tabelle können Sie die Leistungen nach Bezeichnung bzw. Leistungs-Nr. sortieren und suchen.

Sie können in einem Vorgang mehrere Leistungen kassieren. Für den Zahlungsvorgang wählen Sie die Zahlart aus. Der Quittungsdruck erfolgt automatisch.

Quittungen können Sie selbstverständlich stornieren.

Sie führen täglich einen Kassenabschluss durch. Die Abrechnung der Barkasse führen Sie durch, wenn die Buchungssätze von der Fibu/Kasse übernommen werden sollen. Beim kameralen Buchungsstil können Sie die entsprechenden Anordnungen drucken. Die als Barkassenstapel bereitgestellten Datensätze werden in der Fibu/ Kasse gebucht und damit tagesabschlusswirksam. Nach dem Buchen der Barkassenstapel können Sie Kassenanzeigen, Überzahlungsanzeigen, Eingangsanzeigen auf Vollstreckung und Buchungsbelege drucken.

Die proDoppik Barkasse bietet Ihnen umfangreiche Auskunftsmöglichkeiten, z. B. zu Quittungen, Buchungen und Zahlweisen. Das elektronisch geführte Kassenbuch können Sie jederzeit drucken. Erstellen Sie Statistiken zu Zahlweisen, Kassen und Leistungen.

Mit dem proDoppik BK-Adapter EC-Geräte können EC-Terminals folgender Dienstleister unterstützt werden:

  • TeleCash
  • Transact
  • B+S Card (Pepper)
  • afc-Rechenzentrum (elPAY5)
  • alle anderen Dienstleister die durch elPAY5 unterstützt werden

Mit dem proDoppik BK-Adapter Kassenautomat können z.Z. Geräte folgender Hersteller unterstützt werden:

  • CSG Systems GmbH
  • HESS Cash Systems GmbH & Co. KG

Die Anbindung von Fremdverfahren unterstützen wir aktuell mit dem proDoppik BK-Adapter KFZ Zulassung für

  • IKOL KFZ/Führerschein
  • OK.Vorfahrt

und proDoppik BK-Adapter HSH Gebühren für

  • MESO
  • MESO.Gebührenkasse
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Abfallwirtschaft

Das Modul proDoppik Abfallwirtschaft bietet Ihnen die volle Funktionalität im Bereich der Abfallwirtschaft.

Es dient der Festsetzung, der Abrechnung und dem Einzug von Abfallgebühren, dem Nachweis der dafür relevanten Vorgangsdaten sowie der Auftragsverwaltung für die Behälterstellung.

Darüber hinaus können personenbezogene Festsetzungen mit einer Kopplung an EWO-Verfahren durchgeführt werden.

Umfangreiche Auswertungen ermöglichen die Erstellung von Tarifstatistiken, Auftragsauswertungen u.v.a.m.

Über vielfältige Tarifeinstellungen lassen sich auch andere komplexe Satzungen wie z.B. Straßenreinigung, Kurbeiträge oder mehrwertsteuerpflichtige Festsetzungen abbilden.

Zusatzmodul Behälterverwaltung

Mit der proDoppik Behälterverwaltung kann eine Auftragsabwicklung zwischen der entsorgungspflichtigen Körperschaft und den mit der Abfallentsorgung beauftragten Entsorgungsunternehmen realisiert werden.

Die Auftragsabwicklung kann so eingestellt werden, dass der Behälterdienst und/oder die Entsorgung durch die Verwaltung (Betriebshof) selbst ausgeführt wird. Für die eigene Auftragsausführung steht Ihnen eine Kapazitäts- und Tourenplanung zur Verfügung.

Das Verfahren ist so konzipiert, dass ein vollständiger Einzelnachweis der Leistungen (Zahl der Behälterleerungen und abgefahrene Abfallmengen) auf Basis der Behälterkennung möglich ist.

Die Abfallwirtschaft ermöglicht Ihnen die Arbeit mit Vorauszahlungs- und Abrechnungsleerungen, die auch auf Basis von Mindestleerungen erfolgen kann. Über Bedarfs- und Sonderleerungen können Sie individuelle Leerungen beauftragen und abrechnen.

Durch vielfältige Auswertungen sind Sie z.B. über den Behälterbestand und geleistete Leerungen immer aktuell informiert.

Führen Sie den Behälterdienst in Eigenregie aus und ist dieser papiergebunden, so können Sie mit der Behälter-APP Ihre Auftragsbearbeitung effizienter gestalten.

Zusatzmodul Containerdienst/Sperrmüll

Der proDoppik Containerdienst ist für die Verwaltung von Aufträgen zu Stellung, Tausch und Abholung von Containern (auch Big Bag) im Einzel- oder Dauerauftragsverfahren geeignet. Dazu besteht die Möglichkeit, jederzeit die Belegung der Container zu überwachen.

Der proDoppik Sperrmülldienst dient der Erfassung von Anmeldungen zur Abholung von Sperrmüll (auch Altmetall, Elektroschrott und Gebrauchtwaren). Daraus können Aufträge mit konkreten Terminen erstellt und für den Bürger eine Bestätigung versandt werden.

Über eine Schnittstelle können diese Aufträge an einen Entsorger versandt und die erledigten Aufträge eingelesen werden. Führen Sie den Containerdienst bzw. die Sperrmüllabholung selbst durch, steht Ihnen eine Kapazitäts- und Tourenplanung für Fahrzeuge zur Verfügung.

Kostenpflichtıge Leistungen können über den Bescheiddruck in Rechnung gestellt werden.

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Bauhof und Betriebe

Das Zusatzmodul proDoppik Bauhof und Betriebe beinhaltet ein Auftragsmanagement, welches differenziert Arbeitsabläufe in Verwaltungen und Bauhöfen abbildet. Erfassung, Verwaltung und Abrechnung von Aufträgen, Fremdleistungen, Bestellungen u.a. werden programmbasiert realisiert.

In Abhängigkeit ihrer Arbeitsweise können die proDoppik Module Rechnungswesen, Kosten- und Leistungsrechnung, Zeiterfassung und Materialwirtschaft angeschlossen werden.

Kern des Verfahrens ist die differenzierte Definition von Leistungen, Leistungspaketen, Materialien und Ressourcen wie Mitarbeiter, Geräte, Maschinen, Fahrzeuge usw. Diese werden den einzelnen Vorgängen (Auftrag, Bestellung usw.), die aus ihren Arbeitsabläufen resultieren, zugeordnet, abgerechnet und verbucht.

Um die Vorgangsbearbeitung zu vereinfachen, werden Möglichkeiten wie Vorkontierung für Leistungen, Stapelverarbeitung für Vorgänge, Definition von Standardvorgängen und Festlegungen für einen automatischen Informationsfluss in Form von E-Mail oder Wiedervorlage bereitgestellt.

Das Zusatzmodul proDoppik Materialwirtschaft beinhaltet eine Lagerwirtschaft und dient der Erfassung und Verwaltung von Artikeln und Materialien und deren Bestände. Die Artikel und Materialien können zur Auftragsbearbeitung genutzt werden. Dabei können ggf. Verbrauch und Einkauf direkt aus der Auftragsverwaltung in die Materialwirtschaft als Entnahme oder Zuführung gebucht werden. Es werden die Örtlichkeiten zur Lagerung der Materialien und Artikel, die Artikelbestände und Artikelpreise erfasst bzw. gebucht.

Das Modul unterstützt die Erstellung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen im proDoppik Rechnungswesen. Dabei kann die Erhöhung der Bestände im Zusammenhang mit der Erstellung der Auszahlungsanordnung für die Bestellung, bei Eingang der Lieferung und bei Verbuchung von Inventurdifferenzen erfolgen.

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Archivierung

Der proDoppik DMS-Connector ermöglicht die Anbindung des Verfahrens an die revisionssicheren Dokumentenmanagementsysteme (DMS) namhafter Hersteller wie:

  • CC DMS
  • DocuWare
  • codia.d3
  • SAPERION
  • OS|ECM
  • REGISAFE
  • 2Charta DMS
  • PROXESS
  • ELO Professional
  • VlSkompakt
  • nscale

Die Anbindung integriert sich nahtlos in alle Bereiche der proDoppik und ermöglicht beispielsweise die Archivierung von personenbezogenen Dokumenten wie Bescheiden und Mahnungen, Anordnungen inklusive aller begründenden Unterlagen oder diverser anderer Dokumente und Listen, die je nach geltenden Bestimmungen und Anforderungen einer Aufbewahrungsfrist unterliegen.

Weitere Beispiele dafür sind:

  • Zeitbücher
  • Tagesabschlüsse
  • Übergabelisten Veranlagung
  • Vorschlag Zahlungsverkehr
  • SEPA Anschreiben und Protokolle
  • Freigabelisten A-IST
  • Plandokumente

Neben den vom Verfahren erstellten Dokumenten besteht ebenfalls jederzeit die Möglichkeit externe Dokumente zu archivieren, z.B. den Schriftverkehr mit dem Bürger.

Durch die einheitliche Oberfläche gepaart mit einem hohen Automatisierungsgrad in der Archivierung, entstehen den Mitarbeitern nahezu keine zusätzlichen Belastungen für die digitale Archivierung, bei gleichzeitiger Einsparung der konventionellen Aufbewahrung.

Weitere Zeitersparnis ergibt sich im Anschluss durch die effiziente Suche nach archivierten Dokumenten, die nach beliebig vielen Ordnungskriterien recherchierbar gemacht werden können. So können Buchungen beispielsweise sowohl über die betroffenen Personen als auch die angesprochenen Produktkonten recherchiert werden.

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Vollstreckung

Mitunter ist die Vollstreckung für Behörden das letzte Mittel, um säumigen Bürgerinnen und Bürgern bei zukommen – umso wichtiger ist es, bei den unter Umständen langwierigen Verfahren nicht den Überblick zu verlieren.

„Anfang des Jahres ein Schreiben an den Schuldner, vor zwei Wochen eine Teilzahlung, zwischenzeitlich ein Anruf des Schuldners und die Drittschuldnererklärung steht auch noch aus…“

Ob individuelle Schreiben direkt aus dem Programm heraus, eine aktuelle Statistik für die nächste Dienstbesprechung oder eine nachvollziehbare Vergütungsabrechnung für Ihren Außendienst unser Modul Vollstreckung unterstützt Sie während des gesamten Verfahrens.

Bearbeiten Sie Amtshilfeersuchen anderer Behörden so leicht wie Ihre eigenen Vollstreckungsfälle. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie diese manuell oder über eine vorhandene Anbindung, wie z.B. für Amtshilfeersuchen vom Beitragsservice von ARD, ZDF und DRadio sowie anderen namhaften Vollstreckungsverfahren, Fremdersuchen erfasst haben. Zusätzlich erleichtert Ihnen das Programm die Ermittlung und Überweisung eingenommener Gelder an die Gläubiger.

Durch die vollständige Integration des Moduls in proDoppik und die direkte Anbindung an das Rechnungswesen arbeiten Sie stets mit dem aktuellen Datenbestand. Eine umständliche Pflege von zwei oder mehr Datenbeständen und die Gefahr, durch Übertragungsfehler falsche Informationen angezeigt zu bekommen, entfallen vollständig.

Die Schuldnerübersicht bietet Ihnen einen schnellen Überblick über alle laufenden und abgeschlossenen Vorgänge zu einem Schuldner. Verknüpfen Sie Informationen mittels Notizen oder weitere Ansprechpartner direkt mit einem Schuldner oder einem Vollstreckungsfall.

Ersparen Sie sich doppelte Arbeit und fassen Sie zusammengehörende Vollstreckungsfälle einfach zusammen. Und sollten Sie sich einmal vertan haben, trennen Sie diese einfach wieder.

Organisieren Sie Ihre Vollstreckung nach Ihren Wünschen – proDoppik Vollstreckung unterstützt Sie dabei.

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pro Doppik
Verbrauchsabrechung

Das Modul proDoppik Verbrauchsabrechnung bietet Ihnen die volle Funktionalität im Bereich der Verbrauchsabrechnung von z.B. Wasser, Abwasser, Strom und Gas.

Es dient der Festsetzung, Abrechnung und dem Einzug von Verbrauchsgebühren und dem Nachweis der dafür relevanten Vorgangsdaten.

Über eine Zählerverwaltung können Sie die Zähler den Verbrauchsstellen zuordnen, Zählerwechsel ausführen, Zählerstandsdaten einlesen, manuell erfassen und abrechnen. Sie können mit Haupt- und Nebenzähler (Abzugszähler) arbeiten.

Über eine Schnittstelle, auch zu Lesegeräten, können die Zählerstandsdaten exportiert und importiert werden oder nutzen Sie die proDoppik Zählerablesungs-APP zur Erfassung der Zählerstände. Nicht abgelesene Zähler können über eine maschinelle Zählerstandsschätzung mit Abrechnungsverbräuchen belegt werden.

Über umfangreiche Auswertungen lassen sich unter anderem Zählerwechsellisten, Verbrauchsstatistiken u.v.m. erstellen.

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Mobile Lösungen

proDoppik Auftrags-App

Ist die Abarbeitung Ihrer Aufträge bisher papiergebunden, tragen Sie die Daten manuell und mühsam in proDoppik per Hand nach, dann ist die proDoppik App-Aufttragsbearbeitung im Modul Bauhof und Betriebe (AFM) genau das richtige für Sie. Damit gestalten Sie ihre Auftragsbearbeitung effizienter.

Mit der proDoppik App-Auftragsbearbeiung entfällt der Druck des Auftragszettels für die Mitarbeiter sowie die nachträgliche Eingabe der Zeiten und Materialien in proDoppik.

Über Tablet oder Smartphone werden Vorgangsdaten mühelos mit proDoppik synchronisiert. Dadurch können Sie Ihre Auftragsbearbeitung effizienter gestalten. Hierbei wird zudem sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter nur die Vorgangsdaten bearbeiten kann, die für ihn vorgesehen sind.

  • intuitive Handhabung
  • stets aktuelle Informationen
  • mobiler Zugang
  • Datenschutz
  • Erfassen von Zeiten, Materialien und Bemerkungen
  • Überblick über die zu erledigenden Aufgaben der Mitarbeiter

Es können Zeiten, verwendetet Materialien, Bemerkungen sowie der Arbeitsfortschritte in der App dokumentiert werden. Bei der Erfassung der Zeiten stehen Ihnen verschiedene Arten zur Verfügung:

  • automatisches Erfassen durch Start/Stop-Steuerung
  • Direkteingabe von Zeiten

proDoppik Inventur-App

Die Inventurverarbeitung über die neu entwickelte Inventur-App von H&H und einem Tablet bietet Ihnen folgende Vorzüge:

proDoppik Inventur-App ist eine von H&H entwickelte und in proDoppik integrierte Lösung.
Schnittstellenproblematiken werden damit vermieden, programmtechnische Anpassungen sind jederzeit möglich. Es werden die Anmelde- und Nutzerrechte von proDoppik genutzt.
Die Inventur-App ermöglicht die Aufnahme des Inventars über Scannen oder durch Handeingabe der Inventarnummer oder einer anderen definierten Barcodenummer Zur einfacheren Handhabung kann das Scannen mit einem an das Tablet angeschlossenen Bluetooth- Handscanner durchgeführt werden.
Für die gefundenen Gegenstände zeigt die Inventur-App sofort eine Vielzahl von vorhandenen Informationen (ca. 16) an.
Diese können durch Eingabe über das Tablet sofort bequem geändert werden, z.B. Gerätetyp, Gerätenummer, Inventarbezeichnung, Buchungstexte und Bemerkungen.
Damit entfallen Zettel und Stift während der Inventur sowie die spätere Übertragung der handschriftlichen Notizen.
proDoppik Inventur-App erleichtert die Identifikation eines Inventars mittels eines bereits vorhandenen Fotos, weitere Fotos können während der Inventur hinzugefügt werden.
Einzelne Kunstgegenstände, an denen ein Barcode stört, können damit ebenfalls in die Inventur einbezogen werden.
proDoppik Inventur-App ermöglicht über WLAN die direkte Verbindung zum Server.
Die externe Inventurbearbeitung kann jederzeit unterbrochen und die bereits vorhandenen Daten an den Server übergeben werden. Durch erneute Übergabe kann die Inventur zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden.
Voraussetzung für eine Inventur mittels Tablet oder Barcodescanner sind Etiketten mit einem Barcode, die frei gestaltet und über Etikettendrucker gedruckt werden können.

proDoppik Auskunfts-App

Die H&H Auskunft App ist so genial wie simpel. Einfach sich mit der gewohnten proDoppik-Kennung anmelden und die verschiedenen Berichte und Auskünfte werden in einer Liste angezeigt, ggf. die Liste nun nach den gewünschten Bedürfnissen filtern und schon geht’s los. Befindet sich ein Dokument hinter einem Bericht wird es entsprechend angezeigt.
Dabei werden die bekannten Formate aus proDoppik unterstützt:

  • Word
  • Open Text Document
  • Rich Text Format
  • Excel
  • PowerPoint
  • CSV-Dateien

Das Dokument wird heruntergeladen und mit der entsprechenden App auf das mobile Gerät geöffnet. Zudem können Sie die Parameter zu einem Bericht/Auskunft anpassen und anschließend den Bericht erneut starten – mit den veränderten Parametern. Die Ausführung findet dabei in Echtzeit statt und man erhält sofort das Ergebnis.

proDoppik Behälter-App

Schon bei der Auftragserfassung können Sie diese einer Behälterdiensttour zuordnen. Ihr Behälterdienst stellt die Aufträge für eine Tour direkt in proDoppik zusammen und überträgt diese auf ein mobiles Gerät, auf dem die proDoppik App-Behälterdienst installiert ist.

In der App können die Mitarbeiter selber Ihre Touren anpassen und dann ausführen. Mit der Rückmeldung der abgearbeiteten Aufträge vom mobilen Gerät nach proDoppik schließt sich die Verbuchung des Erledigungsvermerks für die Aufträge an.

  • Einfache Handhabung
  • Datenschutz
  • Vermerk der Mitarbeiter der Tour
  • fahrzeuggebundener Datenaustausch
  • Eingabe der Erledigung mit Bemerkungen und Verhinderungs-gründen
  • Kontrolle des Behälterbestandes vor und nach Ausführung der Aufträge am Grundstück
  • individuelle Sortierung der Aufträge
  • Überblick über Gesamtzahl der Aufträge nach Fraktion (Abfallart) und Behältergröße

Im Kundenservice ist es nur noch notwendig die Aufträge zu erfassen. Ein Druck der Aufträge für den Betriebshof oder der Stadtwerke entfällt.

proDoppik Zählerablesungs-App

Lesen Sie für die jährliche Verbrauchsabrechnung die Zählerstände selber ab und drucken dabei Ableselisten, deren Ergebnis sie manuell eingeben? Mit der proDoppik App-Zählerablesung können Sie Ihre Zählerablesung effizienter gestalten.

Für die Ablesetouren können Sie einzelne Stapel erstellen, welche an das mobile Gerät übergeben werden. Auf dem Tablet stehen dem Ableser nur durch Rechte zu-gewiesen Stapel zum Bearbeiten zur Verfügung, für welche er die Zählerstände oder weitere Bemerkungen erfassen darf.

Danach werden die neuen Zählerstände an den Ablesestapel zurückgegeben und von dort aus direkt gebucht. Damit entfällt das aufwendige und potentiell fehlerbehaftete manuelle eintragen der neuen Zähler-stände.

  • Einfache Handhabung
  • schnelles Erfassen des Zählerstandes
  • Plausibilitätsprüfungen
  • Einstellung von Vorzugswerten
  • Eingabe und Rückgabe von Bemerkungen
  • Datenschutz
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