Datenschutzerklärung KI Telefonie
Datenschutzerklärung KI Telefonie
Grundlegendes
Wir als Firma H&H Datenverarbeitungs- und Beratungsgesellschaft mbH (kurz H&H Berlin) möchten Ihnen einen optimalen Support rund um die Uhr ermöglichen. Um Anfragen außerhalb der Geschäftszeiten bzw. bei Nichterreichbarkeit von Kollegen abzufangen nutzen wir einen KI-Assistenten zur Gesprächsführung.
Diese Information beschreibt, wie wir, die H&H Datenverarbeitungs- und Beratungsgesellschaft mbH (im Folgenden „wir“ oder „H&H Berlin“), Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie mit unserem KI-Telefonassistenten interagieren. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Bereitstellung dieses Dienstes und für die Verarbeitung der dabei genutzten personenbeziehbaren Daten ist die:
H&H Datenverarbeitungs- und Beratungsgesellschaft mbH,
Storkower Straße 99, 10407 Berlin
Geschäftsführer: Frank Henning, Birgit Grumm, Marino Ballmer
Datenschutzverantwortlicher: Thomas Dachbrodt
Kontaktdaten zum Verantwortlichen
E-Mail: hh@hh-berlin.de, datenschutz@hh-berlin.de; Telefon: 030/ 428459-0
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Wenn Sie mit unserem KI-Telefonassistenten telefonieren, werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Entgegennahme und Bearbeitung Ihres Anliegens: Der KI-Assistent erfasst Ihr Anliegen, um es zu bearbeiten. Dies kann beispielsweise die Beantwortung von häufig gestellten Fragen, die Aufnahme von Kontakt- und Bestelldaten oder die Vereinbarung von Terminen umfassen.
- Transkription und Bereitstellung der Gesprächsinformationen: Das Gespräch wird transkribiert und weiteren KI-Agenten weitergegeben, damit diese Ihr Anliegen nachvollziehen und bearbeiten können. So können unter anderem
- Verbesserung unseres Services: Die Analyse von Gesprächsinhalten hilft uns, die Qualität und die Fähigkeiten unseres KI-Telefonassistenten stetig zu verbessern.
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, eine effiziente und rund um die Uhr verfügbare Kundenkommunikation sicherzustellen und unseren Service kontinuierlich zu optimieren. Desweiteren werden Sie vor Gesprächsaufnahme um Ihre implizite Zustimmung gebeten.
Verarbeitete Daten
Bei der Nutzung des KI-Assistenten werden folgende Arten und Kategorien personenbeziehbarer Daten erhoben:
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Art der Daten |
Art der Daten |
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Telefonnummern, Telefonidentifikationsdaten, IP-Adressen |
von Ihrem Telefonanbieter zum Gesprächsaufbau übermittelte Daten |
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Zeiten |
Datum und Uhrzeit der Kontaktaufnahme, Dauer von Abfragen bzw. Verarbeitungsschritten |
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natürliche Sprache, Gesprächsverlauf |
Die von Ihnen gestellten Anfragen sowie auf Nachfragen erteilten Auskünfte werden aufgezeichnet und in maschinenlesbare Texte gewandelt |
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Aus dem Gespräch extrahierte Informationen |
Die von Ihnen gemachten Aussagen werden in maschinenlesbare Texte gewandelt und weiterverarbeitet. Dies sind: Daten zur Identifikation bzw. Zuordnung des Anrufenden, Ansprechpartner, Wünsche bzw. Aufgaben, Fehler- oder Problembeschreibungen, Bezüge zu Kommunikationsvorgängen, Bezüge zu Verträgen oder Vereinbarungen und ähnliches |
Uns bei H&H Berlin ist bewusst, dass gerade die natürliche Sprache in der heutigen Zeit als besonders schützenswert einzustufen ist. Die Verarbeitung der aufgezeichneten Gespräche erfolgt somit nur nach Übertragung in maschinenlesbare Texte in Textform. Eine Notwendigkeit der Speicherung der Spracheingaben wird somit minimiert. Des Weiteren ist uns bewusst, dass ein Großteil der Arbeit unserer Kunden mit personenbezogenen Daten Dritter erfolgt. Bitte fügen Sie keineswegs Informationen zu solchen Daten in die Unterhaltung mit dem KI-Agenten ein.
Ablauf der Datenverarbeitung/ mit der Verarbeitung beauftragte Auftragsverarbeiter
Zur Führung und zum Transkribieren des Gesprächs mit dem KI-Assistenten setzen wir als Auftragsverarbeiter fonio.ai der fonio GmbH ein. Dieses Unternehmen hat seinen Sitz in Wien in Österreich. Für die Ausführung der Datenverarbeitung wird vertraglich sichergestellt, dass alle beteiligten Dienstleister die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten und Ihre Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeiten.
Zur Erteilung von Auskünften zu fachlichen Fragen werden unsere KI-Assistenten Fina, Ben und Kami eingesetzt.
Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Rechte als von der Verarbeitung betroffene Person
Ihre Rechte als betroffene Person
Ihnen stehen bezüglich Ihrer von uns verarbeiteten Daten grundsätzlich folgende Rechte zu:
Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, welche Daten wir von Ihnen verarbeiten.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sollten Ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein, können Sie deren Berichtigung bzw. Vervollständigung verlangen.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern kein anerkannter Grund die weitere Verarbeitung rechtfertigt.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, zu verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren.
Datenschutzbeauftragter
Sollten Sie Fragen zum Datenschutz oder zu von Ihnen verarbeitete Daten haben können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.
Thomas Dachbrodt datenschutz@hh-berlin.de