09. September 2011 13:12 Alter: 5 Jahre

Papierloses Anordnungswesen – ein Traum aus weiter Ferne?

H&H lässt diesen Traum wahr werden und ermöglicht seinen Kunden das vollständig papierlose Anordnungswesen.

Mehr als 120.000 Rechnungen bearbeiten öffentliche Verwaltungen jedes Jahr. Rechnet man die Anordnungen hinzu, die nicht auf Eingangsrechnungen zurückgehen, steigt diese Zahl um ein Vielfaches.
Die Lagerung und die papierhafte Ablage und Suche dieser gewaltigen Mengen von Unterlagen verursachen einen immensen Zeit- und Materialaufwand.

Wie ermöglicht H&H seinen Kunden das papierlose Anordnungswesen?

In proDoppikproDoppik lassen sich durch Zusatzmodule die verschiedensten Dokumentenmanagementsysteme an das Finanzwesen anbinden. Alle Ausdrucke können somit digital - und papierlos - im System aufbewahrt werden.
Parallel zur digitalen Archivierung erfolgt eine vollautomatische Verschlagwortung der Dokumente, auf deren Basis sie über die verschiedensten Stellen im System automatisch gesucht und aufgerufen werden können. Die aufwändige papierhafte Ablage und Suche entfällt.
Bei der Anbindung von proDoppikproDoppik an ein digitales Aufbewahrungssystem bietet sich die Digitalisierung der Eingangsrechnungen an. Hierbei unterstützt H&H seine Kunden gern in Form von Workshops zur Gestaltung eines individuellen papierlosen Arbeitsflusses/ Workflows in den VeSchematische Darstellung des DMS-Prinzipsrwaltungen.
Die vollständige Digitalisierung der Eingangsrechnungen erfolgt in proDoppikproDoppik über die Zusatzkomponenten. Diese bereiten das Scanergebnis auf und stellen es dem Anwender zur Verfügung.  Durch die optische Zeichenerkennung (OCR) werden wesentliche Inhalte der Rechnungen ausgelesen und automatisch den entsprechenden Personenkonten zugeordnet.
Die erfassten Rechnungen können am Bildschirm angezeigt, geprüft und durch die elektronische Signatur unterschrieben werden. Zudem lassen sich ergänzende Angaben für eine spätere Anordnung hinterlegen. H&H unterstützt hiermit die dezentrale Bearbeitung von Eingangsrechnungen.
Die sachlich und rechnerisch geprüften und digital unterschriebenen Rechnungen werden im nächsten Schritt für die Geschäftsbuchhaltung freigegeben und können dort digital mit einem Anordnungsbeleg in Verbindung gebracht werden.
An digitale Anordnungen gekoppelt, durchlaufen die digitalen Rechnungen nun einen kundenspezifischen Workflow bis sie mit allen im Verfahren notwendigen und entstandenen rechnungsbegründenden Unterlagen archiviert und der Kasse zur Auszahlung übergeben werden können.

Haben Sie weitere Fragen zu diesem Verfahren? Sprechen Sie uns an!