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DIN-Spezifikation 32791 (DoKuFIS) veröffentlicht

Das Deutsche Institut für Normung (DIN) hat am 02.06.2023 die neue DIN-Spezifikation (DIN-SPEC 32791) für Schnittstellen von Fachanwendungen und Dokumenten-Management-Systemen (DMS) für die eAkte im kommunalen Sektor veröffentlicht. Damit sollen zukünftig die bisher individuellen Schnittstellen der DMS-Systeme durch einen einheitlichen eAkte-Schnittstellen-Standard ersetzt werden. Dies erleichtert erheblich die Anbindung von Fachverfahren an die DMS-Systeme, weil diese für eAkte-Anbindungen keine neuen Schnittstellen entwickeln müssen. Dies beschleunigt die Projekte und reduziert die Projektkosten für die Kommunen.

Die neue DIN-SPEC 32791 leistet auch einen wichtigen Beitrag zur digitalen Souveränität der Kommunen. Sowohl DMS-Systeme, als auch Fachverfahren lassen sich leichter austauschen, wenn sie mit den gleichen Schnittstellen arbeiten. Damit werden Kommunen unabhängiger in ihren Entscheidungen über Digitalprojekte. Voraussetzung ist, dass zukünftig in den Ausschreibungen eine Erfüllung dieser DIN-Spezifikation als Muss-Kriterium definiert wird, damit Kommunen den Nutzen aus diesem Standard ziehen können.

Die DIN-SPEC 32791 ist hervorgegangen aus dem Standard DokuFIS, der durch die Arbeitsgruppe DMS des DATABUND vor einigen Jahren entwickelt wurde. Dieser ist bereits von vielen etablierten Softwareherstellern implementiert worden. Die DATABUND-AG DMS beabsichtigt mit der nun erfolgten Etablierung einer DIN-Spezifikation, die Verbreitung des Standards zu fördern. Den Kommunen soll damit auch eine bessere Möglichkeit gegeben werden, in ihren Ausschreibungen nun auf die Einhaltung einer offiziellen DIN-Spezifikation als Anforderung im Rahmen der Beschaffung von Softwarelösungen zu verweisen.

Diesem Standard kommt eine große Bedeutung zu, da Dokumenten-Management-Systeme an praktisch jede Software in der Verwaltung angebunden werden müssen. Die Auswirkungen dieses Standards und damit auch der Nutzen für die Kommunen, sind daher gravierend. Aber für die Softwarehersteller gibt es genauso positive Effekte. Die Zahl der Schnittstellen wird drastisch reduziert und damit auch die dafür notwendige Softwarepflege. Knappe Personalressourcen können an anderer Stelle effektiver eingesetzt werden und ein einheitlich ausgereifter Schnittstellenstandard bietet deutlich mehr Investitionssicherheit.

Die DIN-SPEC kann kostenfrei beim Beuth-Verlag des DIN heruntergeladen werden:
https://www.beuth.de/de/technische-regel/din-spec-32791/368224940